ビジネスロージャーナルの今月号の特集を読んで「みんなこんなにきちんと契約書管理しているのか！」と愕然とした法務パーソンも少なくないんじゃないでしょうか。私もその一人です。


BUSINESS LAW JOURNAL (ビジネスロー・ジャーナル) 2013年 06月号 [雑誌] [雑誌]
出版：レクシスネクシス
(2013-04-20)


企業名こそ匿名の企業が多いとはいえ、各社の契約管理システムについて、気前よくスクリーンショットまで公開されている本特集。なかなか知ることのできない貴重な資料ですので詳しくはそちらをご購読いただくとして、登場されている各社の取組みについて、文章だけ読んでいたら頭がこんがらがってきたので表にしてみました。ただし、この◯×△は記事に登場したご回答者が明確にそのようにお答えになっているわけではなく、また各社のシステムが同じ基準で比較されているわけでもなく、私が記事に出てくるコメントを読んだ印象でつけてますので、ご参考までということで。


会社規模の大小はありますが、登場した９社のうち過半数の企業で実現している（◯が５社以上ついている）のが、
・依頼受付・進捗の管理
・締結済文書の電子保存
・契約概要の登録
の３つの機能。自分の会社はやれているという自負があるから登場されているとはいえ、私は「ここまでやってるのか…」とビビリました。私がこれまで見てきた企業では、この３つでさえ、すべてやれていた会社はなかったと思います。

契約内容までの一括管理は必要か？

しかし、本当にこういったきっちりとした“契約（書）一括管理システム”が必要なのかという点については、私自身はかなり懐疑的です。揚げ足を取るような言い方になりますが、現場で日々発生する「契約書」にならないレターアグリーメント的なメール・議事録・SLA・あげくの果てには口頭での合意などは管理しきれないですし、システム化後のOS・コンピューティング技術の変更によるコスト、組織変更の度に発生するメンテナンスコスト、入力人件費コスト等と現実的に発生するリスクを考えると、割に合わないと思うからです。特に、契約内容（契約種別や満了期日）の一括・一覧管理までをやろうと欲張ると、法務のような専門部署が内容の確認と入力作業を一手に担わなければならなくなる点、費用対効果は著しく落ちると思います。

さらにいえば、「法務が一括で管理する」という発想は、法務部門がいつまでも同じように存在するという前提があるからこそ成立するわけですが、法務部門やその機能のあり方もいつまでも一定とは限りません。他部門と合体したり、現場寄りに分散したり、究極的にはすべて現場に委譲されたり、ということも前提とすべきではと。

その点私は、記事P46−47に登場されている外資系メーカーの方の意見、

法務担当者の人数に対して企業規模が大きくなればなるほど、契約書管理は法務部門から手放し、管理の仕組みだけ作って全社に浸透させ、あとは部門ごとにやってもらうという割り切りが必要になってくるのだと思います。

に近い立場といえます。

契約書管理の最低ラインは「PDFと原本の企業名別保存」

では、企業の契約書の管理について、最低限のラインとして誰が何をどこまでやるべきでしょうか？

私見ではありますが、紛争の発生防止ないし訴訟前解決（予防＆臨床法務）という契約書作成の目的に忠実に考えると、原本管理はもちろんのこと、取引がいざトラブルに発展しそうになったときに締結済契約書を素早く取り出して参照するための、署名・押印済み契約書をスキャン→PDF化して企業名別に取り出せるようにするところの仕組み化ができているかどうかがポイントと考えます。

作業としてここまで単純なものに絞ると、“誰が”実行すべきかという点については、必ずしも法務である必要はなくなります。押印・署名手続きを所管する部門を明確にし（社内規程等で明確にしているのであれば現場でもOK）、押印・署名したらすぐにそのままPDF化して企業名別に保存、原本は訴訟時に取り出せるよう倉庫等で保管を徹底することが、リスクマネジメント上重要になると思います。ところで、多くの企業では、総務や法務部門に押印・署名手続を寄せている例を多く見かけますが、本来押印・署名はその契約締結意思と権限がある人が行う、というのが法律上の原則にもかかわらず、特に押印作業は本人でなくても行えてしまうこともあって、末端の平社員にまかせてしまっている企業も少なくありません。ここに、決して小さな問題とはいえない、リスクマネジメントのポイントと実務的な悩みどころが集約されているように思われます。

それで思い出したのですが、ある外国企業との契約で、契約書の相手方サイン欄のちょっと下に、サインとは別にLegal Departmentの黒い確認ゴム印（縦2×横3センチぐらいの、入国管理局がパスポートに押すスタンプのようなもの）が押してあるのを見かけたことがあります。どうやら、このゴム印を押したものが法務確認済みのファイナル版で、それをみて最終サイナーがサインをし、そのサイン済み文書を法務部門が回収して電子化しているようでした。この例のように、必ずしも大掛かりなシステムを組んだりしなくても、契約手続きのクリティカルなポイントを捉えてちょっとした工夫を施すことで、法的リスクの低減が図れるんじゃなかなと思います。
　

　
文書をレビューするとき、いつもWordファイルベースで出来るとは限りません。相手方から紙ベースでしか文書の案をもらえないときもあります。

それが交渉中の案件の契約書だったりすると、相手方の姿勢に「修正は受け入れない」というメッセージを感じ、どう交渉したものかと身構えることでしょう。

そんな時、怯むことなく、きちんとした校正記号で修正を要求できる法務パーソンと、そうでない法務パーソンとでは、相手方に与える凄みが違うのではないかと思うのです。

私の場合は、前職の上司に「君は校正記号も知らないのか、常識がないな」とやや理不尽な罵倒をされながら（笑）、上司の見よう見まねで校正記号を覚えたわけですが、みなさんは分かりやすいこの本で、スマートに覚えてください。

校正記号の使い方―タテ組・ヨコ組・欧文組



和文の校正記号はそれほど難しくない

２色刷りで校正記号の使い方の実例を見ながら学ぶこの本。


和文の校正記号は直感的に見て意味が分かるものが多く、まさに私が上司に罵倒されながら1つ1つ覚えていったように、皆さんもこの本の見本を見ながら使っていただければ、すぐに覚えられると思います。

そんな私も所詮見よう見まねなので、例えばこんなインデント揃えの指示とかはかなりあやふやな書き方をしていたんですが、


今回この本でルールを再確認できて良かったです。


欧文はちょっとややこしさも

欧文の校正記号についても解説があります。


和文の校正記号と似ている点もあるものの、「BS5261ブックシステム」と呼ばれるルールや、「パスラインシステム」と呼ばれるやや細かいルールがあり、すぐには覚えられないものも。

こちらは使う頻度は少ないと思うので、相手方が使ってきたときにこの本を紐解いて分かるぐらいで十分だと思いますが･･･。

校正記号についてはもっと専門的で分厚い解説書もある中で、500円で40ページほどのお手軽さが魅力なこの本。出版社にお勤めの方でもない限り、十分な質と量だと思います。

　
私に契約法務のなんたるかを教えて下さった前職の上司は、現場から検討を依頼された契約書の文字量を、あっという間に約４倍増にする達人でもありました（笑）。

それまでの上司は、せいぜい1.5倍増ぐらいの修正に留めるライトな修正方針だったので、親会社から新たに彼を法務部にお迎えしてからしばらくは、現場からの容赦ない反発が。

「お前の上司の修正が細かすぎて、案件が破談になるぞ。なんとかしろや。」
「上司には『相手は修正に応じない』と伝えてからそのつもりで見てもらえ。」

就任当初は私も「そこまでガリガリ修正してお客様にカドを立てなくても･･･」と進言したのですが、その度に“純日本的”な契約条文に潜む法的リスクについて、それはそれは厳しくも丁寧に、無愛想ながらも粘り強く教えてくださった上司。

あの時彼は、反発する現場をある程度犠牲にしながら、まだまだ新米法務マンだった私に契約の何たるかを叩き込もうとしてくれていたように思います。

今日は、そんな元上司の教えのエッセンスがそのまま文章になったような、とっておきの本をご紹介します。



「ありがちな条文例」vs「模範的な修正条文例」

日比谷パークの弁護士原秋彦先生が、同事務所の若手向けに、そして商事法務主催の法務セミナー向けに作ったレジュメがベースになっているこの本『ビジネス契約書の起案・検討のしかた』。

まず、「（ａ）ありがちな契約条文例」を読ませた上で、「（ｂ）模範的な修正条文例」を提示し、その差を解説するというスタイル。
これをひたすら繰り返しながら、「ありがちな契約条文例」に潜むリスクを理解するとともに、「模範的な修正条文例」のレベル条文に直すこと（＝契約書の文字数を増やすこと）の価値を解説していく、という構成。

例えば、こんな感じ。ちょっと長いですが。

文例１−（ａ）
乙による納入後、甲による本製品の検査に合格したことをもって本製品の検収が完了したものとする。

この例を引き合いに、著者は、「検収」という一見通用してしまう業界内での「方言」が、法的にどういった権利・義務を発生させるのかがきわめて不明瞭であるために、
１）所有権がいつ移転するのか
２）不可抗力で滅失・毀損した場合の危険負担はどちらが負うのか
３）代金支払い請求権がいつ生じるのか
といった紛争が起きた際に、契約で一義に解釈できなくなるリスクを指摘した上で、以下のような模範例を示します。

文例１−（ｂ）
１　甲は、前条に従って『本製品』を受け取った後遅滞無く本契約第××条に定められた方法による検査を行うものとし、瑕疵が発見された場合には、受領後１週間以内に乙に対してかかる瑕疵について書面により通知するものとする。
２　甲が前項の期間内に乙に対してかかる瑕疵についての書面による通知をなさなかった場合、甲は、受領にかかる『本製品』を異議無く受領したものとみなされ、その後当該瑕疵の存在を理由とする乙に対するいかなる請求又は権利の行使もできないものとする。ただし、上述の方法による検査によっては直ちに発見することのできない瑕疵についてはこの限りではない。
３　前項但し書きにいう隠れた瑕疵については、乙は、甲に対して、本契約第××条に規定された瑕疵担保責任を負うものとするが、甲がかかる責任を追及するためには、瑕疵のある当該『本製品』の受領の時から12カ月の期間内において、瑕疵の存在を具体的に指摘した書面による通知を当該瑕疵の発見後直ちに乙に対してなすことを要するものとする。
４　『本製品』に関する所有権並びにその滅失、毀損についての危険負担は、本条に言う甲の検査の有無に関わらず、『本製品』が乙から甲に引き渡された時に乙から甲に移転するものとする。

使用前使用後の文字量は４倍以上（笑）。しかしそれによってリスクも1/4以下になっていると言えましょう。

メンバーを教育する際や法務パーソンを面接前に選考するシチュエーションなどにおいて、まず（ａ）の条文を見せて問題点が発見できるか、そして次にいかに（ｂ）に近い条文が独力でドラフティングできるかを試してみる、といった使い方もできそうですね。


サンプル・雛形集としての価値は潔くあきらめて

契約書の作り方・直し方本の価値は、そのまんまパクって使えそうな「模範的な条文」のサンプル・雛形がどれだけ大量に入っているかで競われ“がち”です。
（模範的でない「ありがちな条文例」をわざわざ乗せて解説するスペースなどもったいないので、普通はお目にかかれません。）

この本は、そういった模範的サンプル条文・雛形集としての機能は潔く切捨て、「ありがちな条文」を「模範的な条文」に修正することの意義・価値を腹から理解させることに徹底的に集中したわけです。

この潔さが、この本を唯一無二の参考書に昇華させたと言えます。

「サンプル条文のつぎはぎ」ではない、本当の意味での契約書作成・修正ができる骨太な契約法務担当者を目指す方、そしてそんなメンバーを育てたい方に是非。