今月のBLJの特集は「情報共有ノウハウ＆漏洩防止策」。
情報漏洩防止策に関する新しい会社への提案をまとめていたところだったので、じっくり読ませて頂きました。
究極の漏洩防止策は･･･やっぱりない
まずどうしても目が行ってしまったのが、実際に事故を起こされた経験をお持ちの、凸版印刷／ジャパネットさんの再発防止施策事例。
ルール整備、従業員広報、実態調査、第三者認証取得、内部監査員養成、機密保持契約徹底、ＩＣカード／生体認証、操作ログ記録、監視カメラ設置、メディアへの書き出し検知、教育研修、理解度テスト実施、人事評価への反映･･･
あれだけの事故を起こした後でも、漏洩防止策としてやっていることは自分の会社のそれと一緒だな、というのが率直な感想。
それは裏を返せば、漏洩防止策をいくら徹底しようと思っても、できることは限られているとということでもあります。
制約vs利便性のジレンマを乗り越えるための工夫と配慮
このような施策を次々繰り出して情報セキュリティを高めようとすると、社員の業務効率や利便性は相対的に下がっていくというジレンマに、会社は悩まされます。
従業員も、情報の重要性は認識しているので協力はしてくれるでしょうが、このジレンマを、ちょっとした工夫や配慮で少しでも破ることができれば、その施策は一気に社内に浸透するに違いありません。
それを目の当たりにしたのが、富士ゼロックスさんと日立情報システムズさんの事例でした。
富士ゼロックスさんでは、プリンターの出力制限に一工夫。
社員証（ＩＣカード）をかざさないと紙が出力されない制限をかけているのですが、ＰＣで印刷キューを出しておけば、どこのプリンターでも自分の社員証をかざしたプリンターから紙が出力ができるという仕組みを作っているとのこと。
会議前なんかは、席を離れる前にＰＣで印刷をかけ、会議室近くのプリンターにカードをかざしてそこで資料を受け取れるなど、置き忘れなどのリスク軽減だけでなく、利便性も感じられる仕組みといえます。
日立情報システムズさんでは、自宅／フリーメールへのメール送信制限で細やかな配慮が。
自宅／フリーメールへのメール送信を許可制（客先であっても）にする一方で、例えばPDFで配信していた給与明細など、従業員が自宅で見たい書類は人事がわざわざ直接従業員の自宅メールアドレスに送信しているそうです。
ここまでやっていることもあって、さすがにこの制度への不満も発生していないそうです。
スタッフとしては、このような「お、なかなか考えたな」と従業員に感心してもらえるような工夫や配慮あふれる施策を捻り出したいものですね。
ではまた。