「うちの会社はお客さん以外にはメールで無差別的にＤＭなんか送らないからなぁ」
と余裕をぶっこいていると、いよいよ来月12月に施行される改正特定電子メール法に違反する可能性があるかも知れません。
かくいう私自身が余裕をぶっこいていた張本人なのですが、情報システム部門の先輩から警告を受け、総務省の省令・ガイドライン案を改めて読んでみて、危機感を新たにしているところです。
▼特定電子メール法の平成２０年改正について
▼省令案の概要（PDF）
▼ガイドライン案（PDF）
この法改正、法務担当の皆様はとっくにご存知だとは思いますが、これまで「※未承諾広告」と件名に表示することによるオプトアウト方式を認めていた広告宣伝メールについて、
・オプトイン（明示的同意）を取得する
・その同意記録を１ヶ月以上保持する
・かつ広告宣伝メールを送信する際は厳格な責任者表示を行う
ことを義務化するもの。
取り急ぎ、自分が所属している会社で特に気をつけたいと思っている３パターンを共有させていただきます。皆さんの会社で気をつけられている事例や、こんなパターンが危ないといった事例なんかがあれば、是非共有お願いします。
■パターン１
「営業が過去取引顧客に新サービスご紹介メールを送ってしまう。」
もっともありそうなパターンですね。
継続的に取引している顧客であれば適用除外にあたり都度オプトイン（明示的同意）は不要ですが、過去のお客様は対象となる場合があります。
営業担当者が、旧知の顧客からニーズを掘り起こすようなシーンでは、なまじ知らない相手ではないので、ついついオプトインなしに（ご挨拶メールのように）新サービスをご紹介するメールを送信してしまいそうですが、これは要注意です。
私の会社だと、無料セミナーの企画・ご案内を過去のお取引先に対してメールで送っている状況がありますので、気をつけなければと思ってます。
■パターン２
「通常受付ルートと違う経路で顧客ＤＢに登録された潜在顧客（＝特定電子メール送付の同意を取っていない相手方）に広告宣伝メールを送付してしまう」
特にＢtoＣビジネスでは、商品販売・サービス提供にあたり、顧客からの申し込み時にＨＰから利用規約の同意ボタンをクリックさせることで、オプトインとしている会社は多いと思います。
しかし、ユーザーの口コミ・顧客紹介、お電話等で引き合いが入る潜在顧客など、イレギュラーなルートからアクセスされる方については、オプトインなしに顧客ＤＢに登録されていくケースは結構多いと想定されます。そういった顧客も含まれたＤＢのメアドを使って、一斉同報で広告宣伝メールを送ってしまう業務フローはないか、一度チェックした方がよさそうです。
顧客ＤＢに登録する時点で、顧客ごとに「オプトイン済／未了」を区別できる仕組みを構築しておかないと、後で自動配信で広告宣伝メールがバンバン配信されていた･･･なんてことになるしまうかもしれません。
■パターン３
「広告宣伝メールに送信責任者の氏名、苦情受付先の住所・電話番号等を明記せず送信」
オプトインすればそれで終わりかというとそうではなく、改正法４条および施行令10条により、送信責任者の氏名や苦情受付先の住所・電話番号等を広告宣伝メールに明記する義務が生まれました（明示しているwebサイトへリンクを貼り、リンク先に明示している旨記載することでも可）。
正確に言うとこの明示義務自体は改正前からあったのですが、特定電子メールの対象が改正で実質的に増加することで、いよいよこの義務が深刻なものになってきます。
営業担当者が広告宣伝メールを作る際に漏れなくこの情報を入れてくれるとは思えません。かといって営業から広告宣伝メールを出しちゃだめというのも現実ムリでしょう。多少不自然でも、営業担当者がメーラーに設定している自動挿入の署名にこれらの情報を漏れなく入れさせるしかなさそうです。
